Política de uso de medios sociales del Condado de Osceola
Fecha de entrada en vigor: 10/01/2020
1.0 Propósito e introducción
El propósito de esta política es establecer las pautas y asegurar la gestión, retención y uso adecuados de las cuentas de medios sociales del Condado.
Las cuentas de medios sociales del condado proporcionan un medio interactivo para compartir información relacionada con el condado de Osceola. Proporcionan un medio fácil de usar para involucrar a los ciudadanos y a otros. Los medios sociales pueden ser especialmente efectivos para comunicar información en situaciones de crisis cuando la puntualidad de la información es crucial. La información publicada será profesional y reflejará positivamente el Condado de Osceola, sus empleados, programas, políticas y servicios.
Los objetivos para el uso de los medios sociales del condado de Osceola son:
- Para aumentar la conciencia pública de los programas, políticas y servicios del condado...
- Promover el valor y la importancia de los programas, políticas y servicios del Condado entre los funcionarios del gobierno, líderes cívicos, residentes y el público
- Mantener una comunicación abierta, profesional y receptiva con el público y los medios de comunicación.
Esta política y sus disposiciones se aplican y sirven de guía a todos los empleados, departamentos y entidades contratadas del condado que comparten información en nombre del condado mientras participan en cualquier actividad de medios sociales implícita o dirigida
Todas las comunicaciones, mensajes y comentarios de los medios sociales están sujetos a las leyes de registros públicos. Todos los sitios de medios sociales del Condado cumplirán con el Capítulo 119, y cualquier otra sección aplicable de los Estatutos del Estado de Florida. El Condado de Osceola utilizará un proveedor de servicios de terceros para capturar y retener automáticamente toda la interacción de los medios sociales en las cuentas de medios sociales propiedad del Condado.
El Gerente del Condado o su designado es el responsable final del mantenimiento y monitoreo de todas las cuentas de medios sociales del Condado de Osceola de acuerdo con esta política.
La Oficina de Comunicaciones, en coordinación con la Oficina del Gerente del Condado, es el principal punto de contacto de cada departamento y proporcionará una visión general y la formación de esta política de medios de comunicación social y su aplicación.
La Oficina de Comunicaciones supervisará el programa de gestión de registros de información pública con el apoyo de la Oficina del Gerente del Condado. El Departamento de Tecnología de la Información proporcionará los servicios tecnológicos necesarios, seguridad, orientación y asistencia técnica para el uso y la retención efectiva de los medios sociales. Los usuarios autorizados son responsables de participar activamente en los medios sociales publicando la información pertinente en nombre del Condado de manera consistente y en cumplimiento de esta política de medios sociales.
2.0 Alcance y condiciones de uso aceptable
2.1 Cuentas privadas de medios sociales
Los empleados del condado con cuentas personales de medios sociales deben permitir que esas cuentas sigan siendo de naturaleza personal y no se utilicen para asuntos del condado. Seguir este principio ayuda a asegurar una distinción entre compartir opiniones personales y de la agencia. Los empleados del condado no utilizarán su cuenta de correo electrónico del condado con una cuenta personal de redes sociales.
2.2 Cuentas de medios sociales del condado de Osceola
Todos los mensajes de comunicación de redes sociales compuestos, enviados o recibidos en cuentas de medios sociales del Condado son propiedad del Condado y están sujetos a las leyes de registro público.
Los empleados y funcionarios del condado pueden utilizar los sitios de redes sociales del condado en función de su empleo en el condado, cuando lo autoricen y dentro de sus respectivas áreas delegadas de responsabilidades y deberes de empleo.
Los sitios de redes sociales del condado de Osceola contendrán el siguiente descargo de responsabilidad:
Los sitios de redes sociales del condado no son monitoreados todo el tiempo. No use los medios sociales si necesita informar de una emergencia o de un asunto urgente. Todas las emergencias deben ser reportadas marcando el 9-1-1. Todo el contenido publicado en una red social del condado está sujeto a la Ley de Registros Públicos de Florida (Sección 119.07, F.S.). Todas las solicitudes de registros públicos deberán hacerse contactando a la Oficina de Comunicaciones en https://www.osceola.org/agencies-departments/community-outreach/index.stml.
2.3 Comunicaciones directas y mensajes
Cuando sea posible, todas las cuentas de medios sociales que ofrezcan capacidades de "mensajería directa" deberán permitir respuestas automáticas. El mensaje se ajustará a una de las siguientes características:
- Cuentas principales del condado o del departamento general: Informa al remitente que el mensaje ha sido recibido, y el Condado responderá tan pronto como sea posible, reflejando el horario de trabajo de la oficina del Condado. Este mensaje también puede dirigirse a los sitios web apropiados para obtener información o solicitudes comunes (por ejemplo, Citizens Action Center).
- Cuentas de seguridad pública: Informa al remitente del mensaje que el mensaje ha sido recibido, y la cuenta no es monitoreada las 24 horas del día. Por lo tanto, el reporte de cualquier incidente o emergencia debe ser reportado marcando el 9-1-1.
El Condado puede utilizar cuentas de medios sociales para comunicaciones bidireccionales, incluyendo mensajes directos o privados y respondiendo a los comentarios publicados, a menos que el Gerente del Condado indique lo contrario. El personal autorizado del condado se reserva el derecho de eliminar u ocultar el contenido que se considere inapropiado según la Sección 2.4 de esta política. Cualquier información que sea removida será retenida de acuerdo con esta política y las Leyes de Registros Públicos de la Florida
2.4 Limitaciones de uso
Si bien las plataformas de medios sociales constituyen un foro eficaz para establecer relaciones y transmitir información, esas plataformas no son el único ni el principal medio de comunicación del condado con los residentes, las empresas u otras personas.
Las cuentas de los medios sociales del Condado están destinadas a ser utilizadas sólo con fines informativos y sirven como un foro público limitado. El Condado utilizará medios más apropiados para comunicar información detallada sobre temas complejos y para discutir preocupaciones con los ciudadanos y otros.
El sitio web del condado (www.osceola.org) seguirá siendo la principal y predominante presencia en Internet del condado. Siempre que sea posible, el contenido publicado en las plataformas de medios sociales del condado también estará disponible en el sitio web del condado. Cuando sea apropiado, el contenido publicado por el personal autorizado del condado en las cuentas de medios sociales del condado deberá contener hipervínculos que dirijan a los usuarios de vuelta al sitio web oficial del condado para obtener información detallada, formularios, documentos o servicios en línea necesarios para realizar negocios con el condado de Osceola.
Los sitios de medios sociales del condado sirven como un foro público limitado y todo el contenido publicado está sujeto a supervisión. El condado se reserva el derecho de restringir, ocultar o eliminar cualquier contenido que se considere una violación de esta política o de cualquier ley aplicable. Cualquier actividad en las cuentas de medios sociales del Condado que contenga cualquiera de las siguientes formas de contenido no será permitida y será eliminada tan pronto como sea posible:
- Lenguaje profano o contenido que contiene obscenidades o material que apela al interés lascivo
- Comentarios no relacionados tópicamente o fuera del contexto del puesto que se comenta
- Comentarios acosadores y amenazadores
- Material difamatorio, falso o engañoso
- Contenido que promueve, fomenta o perpetúa la discriminación basada en la raza, credo, color, edad, religión, género, estado civil, condición de veterano, estado de asistencia pública, origen nacional, discapacidad física o mental u orientación sexual.
- Contenido que promueve, apoya o ataca las campañas políticas o los candidatos
- Anuncios no autorizados por el Condado u otra solicitud de comercio
- El contenido que contiene información de identificación personal o información personal sensible
- Conducta ilegal o fomento de actividades ilegales o incita o promueve la violencia
- Información que puede comprometer la seguridad o la protección del público o de los sistemas públicos
- El contenido publicado en violación de los derechos de autor, marca registrada, patente o cualquier otro interés de propiedad legal de cualquier otra parte
Los postes, comentarios o interacciones de terceros con cuentas de medios sociales del Condado que no cumplan con la Sección 2.4 de esta política, serán eliminados. Cualquier contenido eliminado en base a esta política se conservará, incluyendo la hora, fecha e identidad del cartel cuando esté disponible, de acuerdo con las leyes de registros públicos.
El condado de Osceola renuncia a toda responsabilidad por cualquier material publicado por terceros en las cuentas de medios sociales del condado que violen esta política, o cualquier ley local, estatal o federal.
3.0 Directrices para usuarios autorizados
3.1 Directrices normalizadas para el uso
Las publicaciones y promociones de los medios sociales hechas por el Condado deben pertenecer a las noticias del Condado, eventos patrocinados o asociados con el Condado o información de otras agencias gubernamentales locales, estatales y/o federales solamente.
Como parte del enfoque interactivo del uso de los medios sociales, los usuarios autorizados de los medios sociales del Condado pueden seguir, enviar mensajes, así como compartir y volver a twittear mensajes que contengan contenido relevante para la misión del Condado.
Los usuarios autorizados del Condado se acercarán al uso de las herramientas de los medios sociales de la forma más consistente posible.
Los funcionarios del condado pueden publicar comentarios o respuestas sin revisión previa o permiso de la administración del condado. Sin embargo, si los miembros del personal tienen preocupaciones o desean una revisión anticipada, pueden solicitarla al Administrador del Condado o a la persona designada.
El condado no publicará información deliberadamente inexacta. Si se publica una inexactitud inadvertida, se publicará una corrección lo antes posible. En todo momento, los usuarios autorizados utilizarán el buen juicio al publicar. Los empleados deben abstenerse de publicar información que pueda ser interpretada como ofensiva, obscena, degradante o incendiaria, como se indica en las políticas del Condado.
Los empleados autorizados del Condado no publicarán información sensible, confidencial o no pública, y no publicarán consejos legales o información sobre demandas o litigios en curso.
En ocasiones, los empleados autorizados del condado pueden determinar que otros medios/herramientas son más apropiados para responder a los comentarios de los medios sociales o pueden determinar que es mejor no responder a un comentario en absoluto.
En general, las quejas, preocupaciones o solicitudes de servicios individuales no se abordarán a través de los medios de comunicación social.
Los usuarios autorizados no participarán en conversaciones de ida y vuelta sobre temas complejos, controvertidos o sensibles. Los usuarios autorizados, en consulta con el Gerente del Condado, determinarán cuando un tema planteado por otros ha alcanzado una "masa crítica" que requiere una respuesta del Condado en la cuenta.
Se puede utilizar una respuesta estándar para dirigir a los usuarios con preocupaciones relacionadas con cuestiones delicadas o complejas. Esta respuesta estándar se leerá algo así como:
"El condado de Osceola está muy interesado en las ideas y preocupaciones expresadas aquí. Sin embargo, los temas complejos no suelen ser discutidos eficazmente en foros como éste. Si desea expresar sus preocupaciones u obtener información adicional, por favor contacte con ___________."
Todos los empleados del condado, incluido el personal autorizado del condado de las cuentas de medios sociales del condado, se gobernarán a sí mismos de una manera profesional que se refleje positivamente en el condado al utilizar los medios sociales. Los usuarios deberán centrarse siempre en proporcionar un servicio al cliente de alta calidad e información valiosa de manera oportuna.
Esta política de medios sociales será revisada según sea necesario. Cualquier interacción con las cuentas de medios sociales del condado de Osceola constituirá la aceptación de esta política.
3.2 Creación de nuevas cuentas de medios sociales para los departamentos o servicios del condado
Cualquier departamento o sitio de red social relacionado con el servicio del condado que se cree debe ser aprobado por escrito por el Administrador del Condado o la persona que éste designe antes de que la cuenta pueda ser utilizada públicamente.
Nada en esta política prohibirá a la Oficina de Comunicaciones reservar la cuenta/nombre de pantalla para el Condado y sus departamentos en una plataforma de medios sociales no autorizada para evitar la falsa representación de otros.
Para la continuidad de las operaciones generales, la Oficina de Comunicaciones se convertirá en un administrador de cuentas o se le proporcionarán credenciales de cuenta o de página/acceso a todos los sitios de redes sociales utilizados por cualquier departamento del Condado.
4,0 Plataformas de medios sociales aprobadas
El condado de Osceola sólo utilizará los siguientes medios sociales y plataformas multimedia:
- NextDoor
- Vimeo
- YouTube